Hora da Reunião! Como torná-la produtiva?

Quem trabalha em Call Center percebe claramente que duas situações são rotineiras: falta de tempo e tempo excessivo em reuniões. Os dois temas indicam a possibilidade de assuntos para serem abordados aqui. Por hora, a análise será nas ações corretivas para tornar, o tempo gasto em reuniões formais ou informais mais produtivo do ponto de vista de quem produz o evento e de quem participa.

É importante, antes de tudo, deixar claro a importância das reuniões. A partir delas é possível implementar melhorias, definir ações corretivas, planejar ações futuras etc. Não só não se consegue chegar a nenhuma meta quando não são realizadas reuniões, como não se pode evitar que eles ocorram, como no caso das reuniões formais com o cliente contratante.

Para quem convoca uma reunião o desafio é realizar uma organização adequada do tempo, da produtividade e da condução. Para isto alguns pontos devem ser observados:

• Planejamento: Toda reunião deve ser planejada cuidadosamente. Ela precisa ter um motivo de existir e este motivo não pode ser porquê é tradição ou costume. O objetivo deve estar claro para todos os participantes, bem como o número de tópicos que deve estar definido e limitado. Definido também deve estar o tempo de duração com horário de início e fim delimitados e respeitados. Uma dica, para que o horário de término da reunião seja bem respeitado, é marcar o inicio para um horário relativamente próximo ao horário de intervalo do almoço ou cafezinho, pois trata-se de horários que certamente serão respeitados;
  

• Condução: A habilidade de quem conduz uma reunião é fundamental para garantir a produtividade do evento. De inicio a pessoa responsável deve definir o objetivo da reunião, o tempo de inicio e fim, tópicos em questão, além de incentivar a participação de todos, mas de olho para que os convidados não fiquem voando nos pensamentos. Caso perceba que os assuntos estão fugindo do foco é hora de dizer: “vamos encerrar isto em 10 minutos” ou ainda “precisamos avançar neste ponto”. Ao final da reunião deve consolidar tudo o que foi acordado e enviar a minuta, contendo estas informações, a todos os participantes em 24 ou 48 horas úteis após o evento.

Quem é convidado a participar de uma reunião deve primeiro estar atento se sua participação irá contribuir para o andamento dos tópicos, apresentados pelo organizador, ou obter benefícios a partir da mesma. As dicas para quem participa são:

• Relevância da reunião: Dê atenção a parte da reunião que for mais contributiva. Faça anotações das novas descobertas;

• Conhecimento Prévio: Estude antecipadamente os assuntos que serão abordados nos tópicos, planejando o que deve ser explorado ou a sua opinião sobre o assunto;
  

• Argumentos positivos: Ao falar, lembre-se de que ouvir é um ótimo exercício. Só fale quando tiver algo que realmente vá contribuir, caso contrário fique calado. Se tiver algo para explorar, faça de forma consistente e concisa. Tenha como objetivo entrar e sair o mais rápido possível, mas não olhe no relógio ou se comporte com impertinência.
  

Com atitudes seguras e planejadas é possível gastar a energia e tempo corretos para as reuniões e torná-las mais produtivas.

Aguardo seu comentário! Um abraço, Thiago Alves.